Przekaż dokumenty profesjonalistom

 

Bezpieczeństwo danych w naszych czasach nabiera szczególnego znaczenia, zwłaszcza że żyjemy w erze gdzie informacja jest takim samym towarem jak wszystko inne. Czasem jest nawet ważniejsza. Ochrona informacji i ochrona danych jest więc uznawana przez wiele instytucji i firm za najwyższy priorytet. Znalazło to nawet swój wyraz w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych, która nakłada obowiązek ochrony danych. Niespełnienie tego obowiązku zwykle oznacza dotkliwe kary finansowe, karę ograniczenia wolności lub nawet karę pozbawienia wolności.

przechowywanie dokumentów

Wiele firm bierze sobie do serca ochronę swojej dokumentacji. W przypadku takich miejsc jak urzędy, banki, agencje ubezpieczeniowe ochrona danych osobowych jest wyznacznikiem rzetelności i prestiżu firmy. Znane są nam przypadki gdy w jednym z banków nie dopilnowano standardów i znaleziono dokumenty z danymi klientów i danymi z ich rachunków bankowych na śmietniku. Nie trzeba chyba mówić, że dobre imię firmy ucierpiało i ciężko było jej odrobić zaufanie.

Firmy i instytucje generują setki tysięcy dokumentów rocznie. Wiele z nich trzeba przechowywać w bezpiecznym miejscu, by nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Przechowywanie dokumentów oznacza tworzenie, lub wynajęcie nowej powierzchni na archiwum oraz zatrudnienie archiwisty, który będzie trzymał nad nim pieczę. Można też pójść inną drogą.

Wiele firm wybiera współcześnie metodę outsourcingu, czyli przekazywania części obowiązków do wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej. Należy pamiętać, że profesjonalne archiwum to podstawa. Zwłaszcza, gdy liczba dokumentów wciąż rośnie, a wiele z nich trzeba ciągle przechowywać na wypadek kontroli.

Przekazanie dokumentów firmie zewnętrznej to nie tylko oszczędność czasu, miejsca i kapitału, który można przecież wykorzystać inaczej. To też zwiększenie bezpieczeństwa firmy, a także usprawnienie działania. Firmy oferujące archiwizację dokumentów mogą zapewnić także obsługę poczty przychodzącej, prowadzenie kancelarii pocztowej, a także usługę profesjonalnego niszczenia dokumentów i nośników danych, która to nie ma nic wspólnego ze zwykłym wyrzuceniem na śmietnik.

Może zainteresuje Cię również...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>